Como comparar duas planilhas e achar as diferenças
Como comparar duas versões de uma planilha pela coluna-chave (SKU, código, CPF) e ver o que entrou, saiu e mudou, sem se perder quando a ordem das linhas muda.
Por que não comparar pela posição
O jeito intuitivo é pôr as duas planilhas lado a lado e comparar a linha 2 com a linha 2, a 3 com a 3. Basta um produto novo no meio da lista para todas as linhas abaixo dele aparecerem como “diferentes”. A comparação por chave resolve isso: não importa a ordem, só o código.
Passo a passo
- Salve as duas versões em CSV. No Excel ou no Google Planilhas, use “Salvar como” ou “Fazer download” em CSV. Mantenha a primeira linha como cabeçalho, com os mesmos nomes de coluna nos dois arquivos.
- Escolha a coluna-chave. Ela precisa ser única em cada arquivo: SKU, código interno, número do pedido, CPF. Nome de produto é uma chave ruim, porque muda com um acento ou um espaço.
- Defina o que comparar. Normalmente, todas as colunas comuns. Se uma coluna sempre muda (como “data de atualização”), deixe-a de fora para não poluir o resultado.
- Leia o resultado em quatro grupos: novos, removidos, alterados (com o valor de antes e o de depois) e duplicados, que são chaves repetidas no mesmo arquivo e precisam ser corrigidas antes.
- Baixe o relatório. Ele traz o número da linha em cada arquivo, para você achar o registro na planilha original.
Exemplo: a lista de preços da semana
Duas versões de uma lista de preços (dados de exemplo)
A versão A tem 4 produtos e a B, 4. A ordem mudou e um produto saiu do meio da lista. Pelo SKU, o resultado fica assim:
- Novos (1): CAM-03 (Camiseta G, linha 5 de B).
- Removidos (1): BON-01 (Boné, linha 4 de A).
- Alterados (2): CAM-01: preco de 49,90 para 54,90; CAM-02: estoque de 8 para 3.
- Iguais: 1.
Comparando pela posição, a terceira e a quarta linhas de dados pareceriam diferentes só porque o boné saiu e a meia subiu uma linha; pela chave, a meia aparece como igual, que é o certo.
Cuidados e casos especiais
- Zeros à esquerda. Se o Excel abriu e salvou o arquivo, o código “00123” pode ter virado “123” numa versão e não na outra, e o registro aparece como removido e novo ao mesmo tempo. Veja como evitar no guia abrir CSV no Excel sem perder zeros, ou corrija o CSV antes.
- Espaços e maiúsculas. “CAM-01 ” com espaço no fim e “cam-01” são chaves diferentes para o computador. Ative as opções de ignorar espaços e caixa se os dados vêm de digitação.
- Cadastros bagunçados. Para listas de clientes com nomes, telefones e CEPs em formatos diferentes, padronize os cadastros antes de comparar.
- Comparar pedidos com pagamentos. Quando os arquivos não são versões um do outro, e sim duas fontes diferentes (loja e banco), o caminho é conciliar pedidos e pagamentos.
- Separador e acentos. CSV brasileiro costuma usar ponto e vírgula; o de sistemas estrangeiros, vírgula. O separador e a codificação de cada arquivo são detectados sozinhos, então dá para comparar um com o outro.